10 sai lầm lớn nhất khi sử dụng Email.

Email đang dần trở thành một phần trong hình  ảnh kinh doanh của các công ty giống như những chiếc áo bạn mặc trên  người, những bức bưu thiếp bạn viết, lời chào trong voice mail và những  cái bắt tay lịch thiệp. Nếu bạn muốn tạo ấn tượng tốt ngay từ ban đầu và  xây dựng những mối quan hệ kinh doanh tích cực, hãy chú ý tới những  nguyên tắc sử dụng email và tránh xa 10 sai lầm email lớn nhất sau đây:
  

1. Bỏ sót tiêu đề thư
  Nhiều khi chúng ta thường không nhận ra được  tầm quan trọng của tiêu đề thư. Một lá thư được gửi đi mà thiếu tiêu đề  sẽ không có bất cứ ý nghĩa nào cả mà thậm chí khiến người nhận thấy khó  chịu. Khi từng cá nhân sẽ nhận được rất nhiều email, thì tiêu đề thư là  yếu tố quan trọng nếu bạn muốn email của mình nhanh chóng được đọc.  Tiêu đề thư đã trở thành một chìa khoá quan trọng quyết định email có  được mở ra đọc hay không.

 2. Tiêu đề thư không  tương thích
 Ví dụ, nếu  bạn đang viết thư cho hãng xuất bản web, tiêu đề thư của bạn có thể là  “Nội dung trang web”. Tuy nhiên, khi trang web của bạn phát triển và bạn  gửi thêm các thông tin, các tiêu đề cũng cần được thay đổi, chẳng hạn  như “thông tin liên lạc”, “hình ảnh” hay “trang chủ”.
  Đừng luôn ấn vào nút “reply” trong mọi thời  điểm. Việc thay đổi tiêu đề thư sẽ cho phép người nhận biết được nội dung cụ thể trong thư mà không cần phải kiểm tra lại họ đã gửi những gì  trước đó.

 3. Không cá nhân hoá email của bạn tới người nhận
  Email là không chính thức nhưng nó vẫn cần  những lời chào theo đúng quy tắc viết thư. Hãy bắt đầu với “Thân gửi ….”, “Xin chào ….” Hay chỉ “Anh/chị…”. Thất bại trong việc đưa tên người  nhận vào thư có thể khiến bạn và email của bạn trở nên lạnh lẽo.

  4. Không quan tâm tới từ  ngữ
 Khi bạn giao  tiếp mặt đối mặt với một ai đó, 93% thông điệp của bạn là không thành  lời. Email không có ngôn ngữ cơ thể. Người đọc không thể thấy được khuôn  mặt bạn hay nghe giọng điệu lời nói, vì vậy, bạn cần lựa chọn từ ngữ một cách cẩn thận và chuẩn xác. Bạn nên đặt mình vào vị trí của người  khác và suy nghĩ xem từ ngữ của bạn có tác động tới họ ra sao.
 

 

5. Lời mở đầu thư không  có ý nghĩa
 Tiêu đề thư  nên đi thẳng vào nội dung thông điệp, chứ không phải là ““Hi” hay “Xin  chào”. Người nhận sẽ quyết định thứ tự mình sẽ đọc email căn cứ vào ai  là người gửi và nội dung email là gì. Email của bạn sẽ có rất nhiều đối  thủ cạnh tranh.

 6. Quên kiểm tra lại chính tả và ngữ pháp
 Vào những  ngày đầu khi email mới ra đời, một vài người đã ghi chú rằng dạng giao  tiếp này không đảm bảo chuẩn xác về mặt chính tả và ngữ pháp. Điều này  là hoàn toàn sai. Chính tả và ngữ pháp là sự đại diện cho bạn. Nếu bạn không kiểm tra lại để chắc chắn email được soạn thảo chính xác nhất, mọi  người sẽ đặt câu hỏi về trình độ và sự nghiêm túc của bạn.
  Hãy sử dụng chấm câu và viết hoa đúng nhất  và luôn kiểm tra lỗi chính tả. Song bạn cần nhớ rằng, phần mềm kiểm tra  chính tả chỉ có thể phát hiện một số từ sai chính tả rõ ràng, có một số  từ bạn dùng sai nhưng vấn đúng chính tả. Do vậy, tốt nhất bạn cần tự  kiểm tra chính tả.

 7. Viết một cuốn tiểu thuyết lớn
  E-mail cần ngắn gọn. Hãy giữ cho nội dung  của bạn được cô đọng. Hãy sử dụng một vài đoạn văn và một vài câu trong  mỗi đoạn. Mọi người sẽ đọc lướt các email, vì vậy những nội dung dài  dòng rất lãng phí. Nếu bạn thấy cần phải truyền tải những thông điệp  dài, hãy gọi điện thoại trò chuyện hay hẹn một cuộc gặp.

  8. Chuyển  tiếp email mà chưa có sự đồng ý
 Hầu hết mọi người đều làm điều này. Bạn có  thể tự hỏi nếu thư được gửi mình và chỉ duy nhất mình, tại sao mình phải  chịu trách nhiệm khi chuyển tiếp nó cho người khác? Rất thường xuyên  các thông tin bảo mật bị lan truyền rộng rãi vì một ai đó thiếu sự  nghiêm túc. Trừ khi bạn được đề nghị hay bạn yêu cầu sự cho phép, đừng  chuyển tiếp bất cứ nội dung nào được gửi tới cho bạn.

  9. Nghĩ rằng sẽ không ai  khác thấy đọc được email của bạn ngoài người gửi
  Một khi bạn rời hòm thư của mình, bạn sẽ  không thể biết được email của mình kết thúc ở đâu. Đừng sử dụng internet  để gửi đi tất cả mọi thứ mà bạn không thể kiểm soát được nó. Hãy sử  dụng những công cụ khác để truyền tải các thông tin cá nhân hay những  thông tin nhạy cảm.

 10. Mong đợi những phản hồi ngay lập tức
  Không phải tất cả mọi người đều ngồi trước  máy tính với chương trình email được bật. Vẻ đẹp của giao tiếp Internet nằm ở sự thuận tiện của nó. Nó không phải là một sự ngắt quãng công việc  của mọi người. Họ có thể kiểm tra email vào thời điểm nào thuận tiện  nhất với họ chứ không phải với bạn. Nếu giao tiếp thực sự quan trọng đến  mức bạn cần câu trả lời ngay, hãy sử sụng điện thoại.